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Ein kurzer Überblick
Um die wachsenden Anforderungen an ein integriertes, effizientes Marketing zu erfüllen, entschied sich IONOS für die Vereinheitlichung seiner Geschäftsbereiche CLOUD und Hosting auf einer zentralen Plattform. Der Hosting-Bereich arbeitete bereits erfolgreich mit HubSpot, während der CLOUD-Bereich auf eigenständige Tools wie Pardot setzte. Mit Unterstützung des HubSpot-Partners TRIALTA wurde die Zusammenführung strategisch geplant und umgesetzt – mit dem Ziel, Prozesse zu standardisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und ein durchgängiges Leadmanagement zu etablieren.
Die Einführung verlief in mehreren Phasen: Von der Vorbereitung und Datenmigration über die Einrichtung neuer Workflows bis hin zur Schulung der Teams. Die besondere Herausforderung bestand darin, die Migration im laufenden Betrieb durchzuführen – also ohne Unterbrechung der bestehenden Marketingaktivitäten im Hosting-Bereich. Heute ist HubSpot das zentrale System für beide Bereiche – ein Meilenstein für mehr Effizienz, Transparenz und einheitliche Kommunikation im Marketing.
Die Herausforderung: Komplexität und Parallelstrukturen
Vor der Migration arbeiteten die beiden Geschäftsbereiche mit getrennten Systemen, Prozessen und Datenmodellen. Der CLOUD-Bereich nutzte Pardot (Salesforce), während der Hosting-Bereich bereits HubSpot etabliert hatte. Diese Parallelstrukturen führten zu hohem manuellen Aufwand, ineffizienten Übergaben im Leadmanagement und einem fragmentierten Kundenerlebnis. Unterschiedliche Scoring-Modelle und Reportingstrukturen erschwerten die Bewertung von Marketingmaßnahmen und behinderten die Abstimmung mit dem Vertrieb.
Zudem bestand eine organisatorische Herausforderung: Beide Bereiche agierten weitgehend unabhängig voneinander und hatten eigene Abläufe, Zielgruppen und Strategien. Der Aufbau einer gemeinsamen Plattform erforderte daher nicht nur technische Anpassungen, sondern auch kulturellen Wandel und intensive Change-Kommunikation.
Die Lösung:
Kundenkommunikation und messbare Daten aus einer Quelle
Gemeinsam mit TRIALTA setzte IONOS einen strukturierten Migrationsprozess auf, bei dem der CLOUD-Bereich schrittweise in die bestehende HubSpot-Instanz des Hosting-Bereichs integriert wurde. In einem ersten Schritt wurden zentrale Prozesse wie Leadgenerierung, Kampagnenaufbau, Scoring und Reporting harmonisiert und neu definiert. Die Ablösung veralteter Tools wie Pardot erfolgte sukzessive, sodass IONOS bestehende Marketingaktivitäten im CLOUD-Bereich weiterführen konnte.
Ein besonderer Fokus lag auf der technischen Infrastruktur: Der Aufbau eines Salesforce-Konnektors für den CLOUD-Bereich ermöglichte eine zielgerichtete bi-direktionale Synchronisation der HubSpot-Kontakte mit dem CRM-System. Gleichzeitig wurde ein neues Double Opt-in- und Subscription-Management aufgebaut, um DSGVO-konforme Prozesse sicherzustellen.
Begleitet wurde das Projekt durch umfassende Schulungen, interne Dokumentation und eine enge Zusammenarbeit zwischen den Projektteams. Der gesamte Prozess wurde nicht als IT-Projekt, sondern als Organisationsentwicklung verstanden – mit aktiver Beteiligung aller Stakeholder.
Die Transformation: Tool, Prozesse und Haltung – alles neu gedacht
Vorher:
Zwei getrennte Systemlandschaften, nicht standardisierte Abläufe und fragmentierte Datenbasis. Der CLOUD-Bereich nutzte eigene Tools, die nicht mit HubSpot verzahnt waren. Kampagnen wurden separat geplant, die Lead-Bewertung erfolgte nach unterschiedlichen Kriterien. Eine durchgängige Analyse und Steuerung der Customer Journey war kaum möglich.
Heute:
- Reporting und Analyse erfolgen zentral und auf Basis konsistenter Daten.
- Aufbau und Ablösung aller CLOUD-Formulare durch HubSpot-Formulare.
- Implementierung eines Double Opt-in und Subscription Setups für CLOUD in HubSpot.
- Einrichtung eines Salesforce-Konnektors für den CLOUD-Bereich.
Mit der Zusammenführung der Marketingbereiche auf HubSpot hat IONOS die eigenen Silos aufgelöst, Prozesse vereinheitlicht und die Zusammenarbeit gestärkt. Erste Erfolge zeigen sich in schnellerer Umsetzung, besserer Datenlage und effizienterer Steuerung. Für die Zukunft plant IONOS, die Plattform weiter zu optimieren: durch die Integration externer Tools wie Google Console und Google Sheets, durch gezielte Automatisierungen sowie durch den weiteren Ausbau der Dashboards und des Reportings. Auch die Erfahrungen aus der Harmonisierung von CLOUD und Hosting sollen für andere Unternehmensbereiche nutzbar gemacht werden.
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