Die Herausforderung: Datensilos, Doppelarbeit und wenig Automatisierung
Durch das schnelle Wachstum war der Arbeitsalltag in Marketing und Vertrieb bei COPA-DATA mit der Zeit zunehmend von Insel-Tools, parallelen Systemen und manuellen Prozessen bestimmt. Synergien blieben ungenutzt, Automatisierung war immer schwerer realisierbar und der Überblick über Kundeninteraktionen fehlte zunehmend. Der Wunsch nach mehr Effizienz, Klarheit und Skalierbarkeit verstärkte den Bedarf nach einer zentralen Plattform. Doch der Weg dorthin begann mit vier grundlegenden Herausforderungen.
Herausforderung 1: heterogene Systemlandschaft
Vor der Einführung von HubSpot arbeitete COPA-DATA mit einer Vielzahl an Tools, aber mit wenig standardisierten Prozessen. Ineffiziente Abläufe, doppelte Datenpflege und ein unnötig hoher Kommunikationsaufwand zwischen den Abteilungen waren die Folge. Marketing-Aktivitäten ließen sich nur eingeschränkt auswerten, automatisierte Prozesse existierten kaum.
Herausforderung 2: keine zentralen Kunden- und Lead-Daten
Das Fehlen einer umfassenden, zentralen 360-Grad-Ansicht im bisherigen CRM-System erschwerte den Überblick über Kunden, Leads und die vergangene Interaktion mit ihnen. Das führte zu längeren Reaktionszeiten, höherem Abstimmungsaufwand und uneinheitlicher Kommunikation. Dadurch entstanden Reibungspunkte entlang der gesamten Customer Journey.
Herausforderung 3: fragmentierte Marketingtools
Unterschiedliche Plattformen für Website, Content Marketing, Kampagnenplanung, E-Mails und Landing Pages verhinderten ein einheitliches Kundenerlebnis entlang der Buying Journey. Synergien zwischen einzelnen Marketingteams und zentralisierte Reports über verschiedene Touchpoints hinweg waren nur schwierig möglich.
Herausforderung 4: Effizienz und Wachstum vereinen
COPA-DATA wollte das Momentum nicht verlieren und ihr Geschäft weiter skalieren. Dafür brauchte der Mittelständler standardisierte Prozesse und Daten, die Digitalisierung verschiedener Unternehmensbereiche, eine einheitliche Systemlandschaft sowie eine Plattform, die das Wachstum des Unternehmens bestmöglich begleitet.
Die Kombination aus unübersichtlichem Tech-Stack, unvollständigen Daten und Silo-Lösungen machte eine Veränderung notwendig. Als Partner für diese Transformation hat sich COPA-DATA für die Elite Solution Partneragentur konzepthaus entschieden.
Die Lösung: COPA-DATA schafft zentrales Kundenbild und optimiert Prozesse in Marketing & Sales
Bereits 2019 führte COPA-DATA mit Marketing Hub das erste Teilmodul von HubSpot global ein. 2021 fiel dann die Entscheidung, HubSpot als weltweites CRM-System und Sales Hub für die Vertriebsorganisation zu implementieren. So entstand die Basis für eine einheitliche, skalierbare Plattform über Teams, Länder und Zuständigkeiten hinweg. Schnell entwickelte sich daraus ein strategischer Erfolgsfaktor. Marketing, Vertrieb und Content-Management in einer Oberfläche, Prozesse automatisiert und Synergien endlich realisierbar. Die Einführung verlief mit klarer Zielsetzung und einem zentralen Anspruch: echte Ergebnisse, weniger Reibung.
360-Grad-Sicht auf Kundenaktivitäten
Die Einführung von Marketing Hub, Sales Hub und Content Hub ermöglichte COPA-DATA eine einheitliche 360-Grad-Sicht auf Kontakte, Unternehmen und Interaktionen. Native Integrationen sowie API-Schnittstellen ermöglichen eine zentrale Datenbasis vom ERP-System bis zur „zenon Academy“.
Synergien für Nurturing-Kampagnen
Die Unternehmenswebsite wurde vollständig mit HubSpot umgesetzt. Über 1.500 Content-Seiten können nun gezielt für Kampagnen und Lead-Nurturing genutzt sowie in zentralen Reports analysiert werden. Tools wie Breeze AI Translate und das Approval-Feature vereinfachen alle globalen Übersetzungs- und Freigabeprozesse mit bis zu 80 % Kostenersparnis gegenüber früheren Lösungen.
Neue Standards im Vertriebsteam
Der globale Rollout des Prospecting Workspaces ermöglicht dem Salesteam die strukturierte, standardisierte Bearbeitung von Leads. Neue Features wie „Sequences“ und „Guided Actions“ führten zu einer Steigerung der Deal-Rate auf rund 15 % und über 30.000 Enrollments. Das Vertriebsteam profitiert von automatisierter Meeting-Planung und zentraler Lead-Priorisierung.
Marketing & Sales Empowerment durch benutzerdefinierte Konzepte
Durch ein speziell entwickeltes Konzept zur Lead-Qualifizierung können Kontakte basierend auf ihren Interessen automatisiert segmentiert und gezielt angesprochen werden. Benutzerdefinierte Kunden-Attribute namens „lnterests” bilden das Herzstück des Marketing-Sales-Alignment und den Trigger für die Lead-Qualifizierung. Im Marketing ermöglichen die „lnterests” besseres Lead Nurturing, zum Beispiel durch die gezielte Ausspielung von personalisierten Inhalten via Targeting und Smart Rules. Vom Salesteam werden die Interests genutzt, um potenziellen Kunden im Pitch nur relevante Lösungen zu präsentieren. Durch 200+ Workflows konnten in der HubSpot-Instanz von COPA-DATA mittlerweile allein über Pageviews über 8.000 Interests Values generiert werden, über 25% aller CRM-Kontakte haben mindestens ein Interesse hinterlegt.
Die Transformation: Schnellere Qualifizierung, höhere Deal-Raten und niedrigere Hosting-Kosten
COPA-DATA konnte allein im Kampagnenmanagement 5 verschiedene Tools und Systeme – von Excel-Tabellen bis zu spezialisierten Marketing-Anwendungen – durch HubSpot als zentrale Plattform ersetzen und die komplette Arbeitsweise in Marketing und Sales neu definieren. Prozesse wurden messbar effizienter, Daten zentral zugänglich und Abläufe deutlich skalierbarer. Heute arbeitet das gesamte Team vernetzt, datengestützt und automatisiert, mit messbaren Erfolgen. Diese Ergebnisse zeigen, wie stark sich die HubSpot-Einführung auf Wachstum, Produktivität und Kundenerlebnis ausgewirkt hat.
5-fache Steigerung der erfassten Sales-Aktivitäten
Der HubSpot Sales Hub hat die Vertriebsarbeit bei COPA-DATA weltweit und teamübergreifend revolutioniert. Die strukturierte Nutzung des Sales Workspaces, das gezielte Prospecting sowie die enge Zusammenarbeit von Marketing, Sales und Business Development führten zu einem derartigen Produktivitätsschub, dass sich die Anzahl der im System erfassten Sales-Aktivitäten verfünffachte. Funktionalitäten wie Sales Automations, Sequences, Sales Analytics, AI Summaries und die Mobile App erleichtern die Nutzung von HubSpot im Tagesgeschäft erheblich.
3x schnellere Qualifizierung von MQL zu SQL
COPA-DATA konnte die Reaktionszeit auf Marketing Qualified Leads (MQL) dank zentralisierter Prozesse und klar definierter Lead Journeys massiv verkürzen. Im Vergleich zu den Vorjahren wurde die durchschnittliche Zeit der MQL-zu-SQL-Qualifizierung um circa 75% reduziert. Entscheidende Faktoren für diesen Fortschritt im Salesteam waren unter anderem Automation-Features sowie die Nutzung des Sales Workspace.
15% Deal-Rate über automatisierte Sequences
Ein echter Game-Changer im Vertrieb war die Einführung von HubSpot Sequences. So nutzen die Sales-Reps jetzt automatisierte Kontaktstrecken, um potenzielle Kunden effizient anzusprechen. Messbare Ergebnisse wie die aktuelle Deal-Rate von rund 15% und 30.000 Enrollments zeigen, welches Potenzial in automatisierten Sales-Prozessen steckt. Besonders dann, wenn sie wie bei HubSpot intelligent mit CRM-Daten verknüpft sind.
80% Einsparung bei Übersetzungskosten durch AI Translate
Die smarte Integration von Breeze AI Translate in HubSpot erwies sich für COPA-DATA als ein echter Effizienz-Booster. Statt einer teuren Custom-Entwicklung (z. B. via DeepL API) konnten mit der nativen Lösung rund 80% der geschätzten Implementierungskosten eingespart werden. Gleichzeitig wurde der gesamte Übersetzungsprozess vereinfacht und beschleunigt, was für internationale Unternehmen mit multilingualem Content wie COPA-DATA ein riesiger Vorteil ist.
25.000 € jährliche Ersparnis durch Website-Migration auf HubSpot
Durch die Migration der Unternehmenswebsite auf HubSpot entfielen bei COPA-DATA Kosten für externes Hosting sowie technische Wartung in Höhe von insgesamt rund 25.000 Euro pro Jahr. Auch Support- und Schulungsaufwand für frühere CMS-Lösungen konnten eingespart werden. Mit dem Relaunch auf HubSpot wurde die Website vollständig in das neue CRM-Ökosystem integriert. Inklusive Blog, Landing Pages und Approval Workflows.
30.000 monatliche Aktivitäten im HubSpot-System
Die Systemnutzung bei COPA-DATA erreichte nach dem Transformationsprojekt ein neues Level: Im Schnitt werden heute über 30.000 User-Aktivitäten pro Monat im CRM erfasst, Tendenz steigend. Ob E-Mail-Interaktionen, Meetings, Deal-Aktivitäten oder Notizen – die zentrale Datenerfassung bildet die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen, automatisierte Workflows und ein effektives Zusammenspiel zwischen Marketing und Vertrieb.
COPA-DATA & HubSpot: Eine strategische Partnerschaft
Die zentrale HubSpot-Plattform spielt eine Schlüsselrolle in der globalen Go-To-Market-Strategie von COPA-DATA und erleichtert die Arbeit für Marketing- und Salesteams entlang der gesamten Customer Journey.
COPA-DATA ist heute Teil des HubSpot Customer Advisory Boards. Als „Strategie-Account“ bringt das Unternehmen aktiv Feedback aus dem Tagesgeschäft ein und gestaltet dadurch die Produktentwicklung maßgeblich mit.
In Zukunft plant COPA-DATA, noch stärker auf AI-gestützte Prozesse zu setzen, von intelligentem Lead-Scoring bis hin zu barrierefreien Web-Inhalten via AI-Post-Narration. Auch der Ausbau wichtiger Integrationen, Chatflows, Custom Objects wie "Partner", Commerce Use Cases und die Implementierung weiterer HubSpot Features sind geplant, um die ambitionierten Wachstumspläne zu realisieren.
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